共享辦公室、開放自由的工作空間,真的如想像美好嗎?

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因為工作關係,曾經研究過科技公司的工作環境需求,當時拿臉書跟谷歌為例,也發現兩家科技巨頭 、創新產業代表,在辦公環境的設計上與背後概念都可以看出高度相似性,包括共享辦公空間、多元使用和生活娛樂性等三大核心要點,依序說明:

1. 共享通透性

無論是谷歌總部「GOOGLEPLEX」或是臉書總部「MPK20」都跳脫制式的辦公室規劃,採取大片玻璃自然採光,室內的許多隔間也由玻璃取代牆面。在臉書,沒有人擁有獨立一間的辦公室,不分職位都共享整個辦公空間,貫徹Facebook創立時的駭客精神

臉書辦公室

2. 多元、彈性使用

Googleplex工作空間則設定可以依據使用者、活動類型產生高達13種不同使用型態,沙發與咖啡廳是最受歡迎的空間。從活動發生頻率熱度圖顯示,活動密集發生在走道附近,走廊上是最人來人往的開放、流動空間。Google認為當每個人都可以自在地分享自己的想法時候,所謂創新更容易迸發。

Googleplex

3. 滿足生活娛樂,維持身心活力

網路科技發達造成新世代的工作特徵之一是工作與生活幾乎沒有區別,在谷歌和臉書的總部園區裡,提供相當完整的生活機能,滿足員工日常生活的食衣住行之外,園區內的娛樂設施包括健身中心、球場、咖啡廳、餐廳、游泳池、理髮廳、醫護中心等,創造一個讓員工不需要離開園區也能滿足所需的環境。

例如 Google設置free food免費零食區,因為適度進食可以幫助身體恢復到最佳狀態。娛樂空間則可以幫助釋放壓力。

Google 總部園區內設有多種生活娛樂的空間

事實上,真的是如此嗎?

當時順應潮流或者說業主需求,我很快也支持理解這樣的想法
「對,這樣的空間設計就會刺激交流、創新的想法就是會在走廊上迸出火花。」

直到去年有幸加入一間新創公司工作,那新穎、通透,充滿交流討論空間的設計,完全符合谷歌辦公環境的設定(補充:老闆高度推崇科技公司的文化,也納入公司經營)。待了第一週,我明顯的感受到這樣環境是增加了工作的難度,也大大削弱工作的專注力,進而影響了工作效率。

後來我發現這本書 The Healthy Workplace Nudge 剛好在講如何建構健康的工作環境,包括員工集體的身心健康、企業文化與空間設計,健康的環境有助於提升工作質量。我稍微結合書中的觀點,和自己親身體驗,說明過度追求開放彈性的工作環境可能的反效果:

四面八方而來的聲響

首先,只有一張辦公桌,沒有任何隔板的開放空間等於零隱私,你任何舉動都被看在眼裡,同事的一舉一動你也都看在眼裡,講電話、敲鍵盤回信、quick review 等工作溝通的聲音都從四面八方而來。

Photo by Israel Andrade on Unsplash

應該也有人跟我一樣,會擔心自己會影響到他人,變得小心翼翼。

持續有意無意的打斷

第二,通透的辦公環境、隨處可見的交流空間、以及鼓勵討論的辦公室文化。意思是所有來往的訪客、同事都可能會經過你位置。儘管不是找你但你聽的到逼近的腳步聲,看得到誰正在開會、開會的內容。當你疲累抬頭一望,沒有可以讓你停頓思考之空白處,只好繼續埋頭苦幹。甚至那時覺得唯一可以喘息之地是廁所,我會刻意在廁所裡待久一些,深呼吸一下。

非正式的溝通談話會讓65%員工感到分心

如果感到隨時環境都在變化,員工會覺得沒有安全感、壓力增加,長久下來甚至會精神耗弱,工作品質會下降。

英國牛津經濟研究院2018年針對開放辦公室進行調查研究,採訪來自許多行業和職能領域的500位管理階層與一般職員,調查結果顯示覺得辦公室吵雜的人,在半年內離職的機率較高,而且高達99%的人覺得需要透過一些方法(外出散步、戴耳機等),幫助自己集中精力、維持工作效率。

回家繼續工作,自動加班

第三 ,由於在辦公室很難專心工作,老覺得每天的工作做不完,自然而然的把工作帶回家做,甚至假日變成完整的工作日。常常一到七都在上班,在辦公室的時候在討論、開會,回到家再把成果做出來或是重新檢視一次。

應適度區隔公私領域,建構健康工作環境

近年有許多歐美研究結果顯示,這種新型態的開放辦公空間文化,其實非常不健康。開放空間跟刺激交流的氛圍,帶來的噪音、分心、低效率,都增加了工作的壓力、身心狀態都會開始降低。尤其亞洲工作文化,盡責的工作態度,更是會讓人容易因為工作效率差、回家加班、工作成果不如預期、壓力增加,形成惡性循環。

一味鼓吹辦公環境的開放與創新,應該也要考量到員工的身心狀態也都準備好,應該要建構能讓員工在感到安全、低壓力的環境,適度的區隔公私領域,讓交流發生在專屬於交流的空間。

ARIA

Based in Taipei, Taiwan.
Focus on urban design, architecture, minimal and polished lifestyle.

臺北女生,爛漫也務實。
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喜歡散步探索一座城市,文字是為了練習表達與紀錄生活。

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